Budapest, Pécs, Debrecen

Projektmenedzsment, projektmonitoring

A Vanessia Kft. működése során számtalanszor bebizonyosodott, hogy nem elég egy pályázatot elnyerni. Az "igazi problémák" ott kezdődnek, ha a projektet meg is kell valósítani.

Cégünk természetesen már a projektek és a pályázatok előkészítése során arra törekszik, hogy azok átgondolt és komoly tervezésre, előkészítő munkára épüljenek. Az élet azonban sokszor nem azt hozza, ami a tervekben lefektetésre került. Külső és belső üzletviteli tényezők, a pályázati rendszer átfutási időtávjai, a változó célok egyaránt befolyásolhatják még egy jól előkészített projekt megvalósítását is. Előfordul az is, hogy a cégvezető vagy a projekt-team motiváltsága lanyhul, illetve az üzletmenet fenntartásával párhuzamosan nem látszik képesnek időt allokálni a fejlesztési projektek megvalósítására.

A Vanessia Kft. az ilyen és hasonló helyzetek kezelését projektmenedzsment szolgáltatásaival igyekszik rugalmasan elősegíteni.
A pályázati projektek megvalósítása egyrészt a projekt megvalósításából, másrészt a pályázati monitoring tevékenységből áll. Míg az előbbi a pályázaton nyertes céget, addig az utóbbi a Vanessia Kft. érinti inkább. A megvalósítás pályázati monitoring és adatszolgáltatás nyelvére történő lefordítása, illetve a bürokrácia kezelése ugyanakkor számos buktatót rejt magában, még akkor is, ha minden úgy valósul meg, ahogy az a támogatási szerződésben rögzítésre került. Nem beszélve arról a helyzetről, ha a kedvezményezett esetleg változtatni kénytelen és ez a támogató szervekkel kapcsolatos egyeztetést, szerződésmódosítást igényel.
A pályázati monitoring és adminisztráció folyamatos megvalósítása önmagában komoly terhet és egy olyan bürokráciával terhelt adminisztrációt jelent, amit semmilyen vállalkozás nem vállal szívesen magára. A cégek mindemellett sok szempontból leterheltek, így idejük sincs a szükséges eljárások végigvitelére, a jelentési dátumok folyamatos észben tartására. Ezért általában egy olyan partnert igényelnek, aki leveszi ezeket a gondokat a vállukról.

A Vanessia Kft. projektmenedzsment és monitoring szolgáltatásainak biztosítása során folyamatosan kapcsolatban áll a kedvezményezett pályázókkal a projekt megvalósításának teljes ideje alatt, sőt azután is, mivel a támogatási szerződések általában 3-5 év fenntartási időszakot is előírnak, így ezekben az időszakokban is fennáll még az adatszolgáltatási kötelezettség. Szolgáltatásaink pedig két fő területre összpontosulnak: a projekt megvalósításával kapcsolatos konzultáció, valamint a projekt monitoring tevékenységével, adminisztrációjával kapcsolatos eljárások megvalósítása. A megvalósítással kapcsolatos konzultációs tevékenység során a Vanessia Kft. elő tudja segíteni a projektek hatékonyabb végrehajtását, az eredmények maximalizálását, igyekszik fenntartani a cég motivációját, segíteni tudja a pályázó eredeti és időközben változó céljainak megvalósulását úgy, hogy ezt közben folyamatosan összhangba igyekszik hozni a pályázatot támogató szervezet elvárásaival, valamint a támogatási szerződés előírásaival. Ilyen esetekben a széleskörű tapasztalatokkal rendelkező tanácsadói gárda hasznos partnere a cég menedzsmentjének, legyen szó akár IT rendszer bevezetési, illetve HR, K+F, gépbeszerzési vagy más projektekről.

A monitoring és adminisztrációs folyamatok megvalósítása során eredendő célunk, hogy levegyük ezeket a terheket az amúgy is túlterhelt vállalkozások válláról és őrködjünk a szerződéses kötelezettségek időben és megfelelő módon történő teljesítése felett. Az adatszolgáltatás két fő területe a pénzügyi és a szakmai jelentések készítése. A Vanessia Kft. több mint 100 különböző projekt monitoring tevékenységét látja el, így jól ismeri a vonatkozó eljárásokat, tudja, hogy melyek a közreműködő szervezetek elvárásai, milyen formában és tartalommal kell prezentálni a jelentéseket annak érdekében, hogy a pénzügyi lehívások a lehető leggyorsabban és a források visszatartatása nélkül tudjanak megvalósulni.

A Vanessia Kft. ugyanakkor komoly hozzáadott értéként tekint arra is, hogy híd szerepet tölt be a támogató szervezet(ek) és a kedvezményezett között. Cégünk jó partneri kapcsolatokat ápol a kormányzati közreműködő szervezetek szinte mindegyikével annak érdekében, hogy a kedvezményezett vállalkozások aránylag gyorsan, a lehető legpontosabb információkhoz juthassanak hozzá. Ezeknek a kapcsolatoknak, valamint az évek során felgyülemlett rengeteg tapasztalatnak köszönhetően könnyebben tudunk segíteni pályázóinknak a projektjükkel kapcsolatos adminisztratív és adatszolgáltatási tevékenységének kezelésében, változtatási terveik felülvizsgálatában, esetleges módosítási döntéseik meghozatalában, illetve a kapcsolódó változtatáskérési és szerződésmódosítási procedúrák lebonyolításában. Segítségünkkel ezek a folyamatok biztosabban, gyorsabban és rugalmasabban, valamint legtöbbször mindkét fél számára egyaránt elfogadható megoldást eredményező módon kerülnek kezelésre.

Projektmenedzsment, monitoring és
elszámolás-menedzsment szolgáltatások

Projektmenedzsmenthez kapcsolódó szolgáltatások:

Tanácsadás a következő területeken:

1. stratégiai tervezés és változáskezelés;
   - szervezetfejlesztés és HR;
   - közbeszerzés;
   - pénzügyek, finanszírozás és biztosítékok;
   - IT rendszer kiválasztás, fejlesztés és bevezetés.
2. Projektkoordináció, projektütemezés-felügyelet;
3. Az érdekelt körökkel (stake holders) történő kapcsolattartás, kommunikáció és a tárgyalási, egyeztetési, valamint megállapodási folyamatok kezelése.

Monitoringhoz és elszámolás-menedzsmenthez kapcsolódó szolgáltatások:

• Folyamatos kapcsolattartás, koordináció és konzultáció a Megbízóval illetve a támogató szervezettel;
• Szerződés-előkészítés;
• A Támogatási Szerződés megkötése személyes ügyintézéssel;
• Projektmódosításokkal kapcsolatos konzultáció, módosítási folyamatok menedzselése személyes ügyintézéssel;
• A Támogatási Szerződés esetleges módosítása személyes ügyintézéssel;
• Szállítói Szerződés minőségbiztosítása, pályázati megfeleltetése;
• Projekt Előrehaladási Jelentések elkészítése, minőségbiztosítása személyes ügyintézéssel;
• Esetlegesen felmerülő köztes (időközi) Projekt Előrehaladási Jelentések elkészítése, minőségbiztosítása személyes ügyintézéssel;
• A Közreműködő Szervezet látogatásainak/ellenőrzéseinek előkészítése, vizsgálandó dokumentumok összeállítása;
• Szakértői részvétel helyszíni látogatáson/ellenőrzésen;
• Zárójelentés elkészítése, végelszámolás bonyolítása személyes ügyintézéssel;
• Projektfenntartási Jelentések összeállítása, megküldése a támogató szervezet részére.

 

 

«« vissza